برای ارائه یک درخواست نامه می بایست به نکات زیر توجه شود

1. نامه ها در کاغذ قطع A4 نگاشته شود
2. نامه باید دارای تاریخ نگاشته شدن ، درج عنوان پیوست دارد یا خیر ، عنوان صحیح با نام حجه الاسلام سبحانی نیا ، و در پایان امضا ، نشانی کامل و شماره تلفن همراه باشد
3. در نامه ضمن اشاره مستقیم به مشکل صراحتا موضوعی که می بایست مورد توجه دکتر سبحانی نیا قرار گیرد درج شود .
4. نامه از طریق ارسال تیکت ارسال پیوست گردد .
5. پیگیری نامه و مکاتبه صرفا از طریق همین سامانه خواهد بود .